常任委員会
2019(R元)年度第３回常任委員会開催
ヴィアトール学園洛星同窓会２０１９（令和元）年度第３回常任委員会 議事録【抄録】
・日時：２０１９（令和元）年９月７日（土）18:30～21:00
・場所：洛星中高等学校 役員会議室 （西棟１階 同窓会室の西奥）
・出席者（１９名）
18:30
◎開会・資料確認 土山委員
◎顧問挨拶 なし
◎会長挨拶－事務員として赴任、福田さん(13期)の紹介と挨拶があった。
◎議長指名 吉岡副会長
◎議事録署名者指名 児玉委員・堀内委員
◎ 議事
Ⅰ：重要事項 審議・報告
１．夏の集いについて （夏の集い担当常任委員・事務局）
(1)小林実行委員長、下市実行委員より、結果報告があった。
(2)会員による不謹慎事案の報告 西会長
・ＨＰに、会員にむけて事案の報告と、ホテルおよび関係各位へのお詫び文を掲載する。
(3)今後の会場について
・夏の集いは、京都ホテルオークラ、と、ホテルグランヴィア京都、の２ホテルで開催する
(4)今後の運営について
・会場の予約は、実行委員会ではなく、常任委員会の夏の集い担当で行う。
２．会費納入状況と今年度見通し、同窓会の今後の会員構造について (事務局)
(1)2019年度納入状況と、今年度見通しについて
・土山委員より、資料に沿って説明があった。
・西会長より、クラブＯＢ会は会員数が500-600人のクラブもあり、メールベースでの
補助に切り替えていきたい、と説明があり、その方向で経理細則等を変更検討することになった。
(2)６月の会費請求、夏の集いでの督促活動の結果 ・・・(1)の中で説明があった。
(3)同窓会の会費納入状況現状と今後について
・土山委員より、資料に沿って説明があった。
３．異動届・一斉発信メールの処理について （事務局）
(1)異動届届け出数／問い合わせ数の推移
・事務局福田氏より資料に沿って説明があった。
(2)一斉メール発信のエラーメール処理のルーチン化
事務局でマニュアル化、体制確保を行う旨説明があり、短期アルバイトの採用など実施する
ことになった。
(3)１１月再請求に向けた取り組み
・ＨＰへの掲示と、(2)により、告知と住所判明率をあげていく。
４．広報・ＷＥＢとぅりおんふの今後について（広報改善、ＷＥＢとぅりおんふ委員会）
(1)スケジュール・体制案
・絹川編集長より、進めていく旨あいさつがあった。
(2)とぅりおんふバックナンバー、卒業アルバムなどの会員限定公開について
・土山委員より、報告があった。
５．ＤＢのシステム改修について （ＤＢ委員会）
(1)ワンネットへの依頼事項
・高橋委員より説明があった。
６．第９回幹事・常任委員懇談会について （交流促進委員会） 兼元委員から説明があった。
・2019/12/7（土）ANAクラウンプラザホテル京都
・翌年分の会場を確保するために、５月の役員会はからすま京都ホテル、１２月の幹事懇談会は
ＡＮＡで続けていくことになった。
７．その他 特になし
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Ⅱ：各委員会 進捗等報告
１．同窓会活性化委員会 上で済み
２．広報委員会、ＷＥＢとぅりおんふ委員会 上で済み
３．交流促進検討委員会
・ノートルダムの鐘鑑賞会企画について高橋委員より説明があった。
４．同窓生情報収集委員会 上で事務局から済み
５．会計改善委員会 特になし
６．日豪交流ﾌﾟﾛｸﾞﾗﾑ及びﾎﾜｲﾄ奨学金選考委員会
・堀内委員より、先日、ﾎﾜｲﾄ奨学金受賞者(H3)が、地理ｵﾘﾝﾋﾟｯｸで銅賞
さらに、地学ｵﾘﾝﾋﾟｯｸで金賞を受賞したことが報告された。
７．活動情報保存委員会 上で済み
８．同窓会提携委員会 なし
９．会則検討委員会 なし
１０．システム担当 ＤＢで済み
１１．事務局
・カード決済対応の進捗について西会長より説明があった。
・会員の訃報連絡について。今後は、式も掲載する場合はすみやかに、訃報連絡だけの場合は
慎重に、期・氏名(特に名前)を確認して進めることになった。
・29期１名の入会が承認された。
１２．その他
以上
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次回 第４回 2019/12/7（土）ANAクラウンプラザホテル京都 16:00～
追悼ミサ 2019/11/14（木）洛星中高等学校 ケルブ講堂 14:00～15:30