同窓会

常任委員会

2019(R元)年度第3回常任委員会開催

ヴィアトール学園洛星同窓会2019(令和元)年度第3回常任委員会 議事録【抄録】 

・日時:2019(令和元)年9月7日(土)18:30~21:00

・場所:洛星中高等学校 役員会議室 (西棟1階 同窓会室の西奥)

・出席者(19名)

18:30

◎開会・資料確認 土山委員

◎顧問挨拶 なし

◎会長挨拶-事務員として赴任、福田さん(13期)の紹介と挨拶があった。

◎議長指名 吉岡副会長

◎議事録署名者指名 児玉委員・堀内委員

◎ 議事

Ⅰ:重要事項 審議・報告

1.夏の集いについて (夏の集い担当常任委員・事務局)

(1)小林実行委員長、下市実行委員より、結果報告があった。

(2)会員による不謹慎事案の報告 西会長

 ・HPに、会員にむけて事案の報告と、ホテルおよび関係各位へのお詫び文を掲載する。

(3)今後の会場について

 ・夏の集いは、京都ホテルオークラ、と、ホテルグランヴィア京都、の2ホテルで開催する

(4)今後の運営について

 ・会場の予約は、実行委員会ではなく、常任委員会の夏の集い担当で行う。

2.会費納入状況と今年度見通し、同窓会の今後の会員構造について (事務局)

(1)2019年度納入状況と、今年度見通しについて

 ・土山委員より、資料に沿って説明があった。

 ・西会長より、クラブOB会は会員数が500-600人のクラブもあり、メールベースでの

補助に切り替えていきたい、と説明があり、その方向で経理細則等を変更検討することになった。

(2)6月の会費請求、夏の集いでの督促活動の結果 ・・・(1)の中で説明があった。

(3)同窓会の会費納入状況現状と今後について

 ・土山委員より、資料に沿って説明があった。

3.異動届・一斉発信メールの処理について (事務局)

(1)異動届届け出数/問い合わせ数の推移

 ・事務局福田氏より資料に沿って説明があった。

(2)一斉メール発信のエラーメール処理のルーチン化

事務局でマニュアル化、体制確保を行う旨説明があり、短期アルバイトの採用など実施する

ことになった。

(3)11月再請求に向けた取り組み

 ・HPへの掲示と、(2)により、告知と住所判明率をあげていく。

4.広報・WEBとぅりおんふの今後について(広報改善、WEBとぅりおんふ委員会)

(1)スケジュール・体制案

 ・絹川編集長より、進めていく旨あいさつがあった。

(2)とぅりおんふバックナンバー、卒業アルバムなどの会員限定公開について

・土山委員より、報告があった。

5.DBのシステム改修について (DB委員会)

(1)ワンネットへの依頼事項

・高橋委員より説明があった。

6.第9回幹事・常任委員懇談会について (交流促進委員会) 兼元委員から説明があった。

・2019/12/7(土)ANAクラウンプラザホテル京都

 ・翌年分の会場を確保するために、5月の役員会はからすま京都ホテル、12月の幹事懇談会は

ANAで続けていくことになった。

7.その他 特になし

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Ⅱ:各委員会 進捗等報告

1.同窓会活性化委員会 上で済み

2.広報委員会、WEBとぅりおんふ委員会 上で済み

3.交流促進検討委員会

・ノートルダムの鐘鑑賞会企画について高橋委員より説明があった。

4.同窓生情報収集委員会 上で事務局から済み

5.会計改善委員会 特になし

6.日豪交流プログラム及びホワイト奨学金選考委員会

 ・堀内委員より、先日、ホワイト奨学金受賞者(H3)が、地理オリンピックで銅賞

  さらに、地学オリンピックで金賞を受賞したことが報告された。
7.活動情報保存委員会 上で済み

8.同窓会提携委員会 なし

9.会則検討委員会 なし

10.システム担当 DBで済み

11.事務局

・カード決済対応の進捗について西会長より説明があった。

・会員の訃報連絡について。今後は、式も掲載する場合はすみやかに、訃報連絡だけの場合は

慎重に、期・氏名(特に名前)を確認して進めることになった。

・29期1名の入会が承認された。

12.その他

                                                                                                                                            以上

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次回 第4回  2019/12/7(土)ANAクラウンプラザホテル京都 16:00~

追悼ミサ 2019/11/14(木)洛星中高等学校 ケルブ講堂 14:00~15:30